Wie werden Patientenakten beim Praxisumzug transportiert?

In verschließbaren Archivboxen, pro Regalmeter durchnummeriert und beim Verladen wie beim Abladen quittiert. Die Reihenfolge bleibt erhalten, sodass das Archiv am neuen Standort in derselben Ordnung eingeräumt werden kann. Offene Kartons im Treppenhaus sind mit Schweigepflicht und DSGVO nicht vereinbar.

Transportieren Sie medizinische Geräte?

Nur, wenn Hersteller oder Servicetechniker Ab- und Wiederanschluss übernehmen. Wir bewegen die Geräte, wir kalibrieren sie nicht. Bei bildgebenden Geräten, Laborausstattung und allem, was justiert werden muss, gehört der Transport in die Hand eines Speziallogistikers.

Wann zieht eine Praxis um?

Im Fenster zwischen dem letzten Patienten am Freitag und dem ersten am Montag. Der Terminkalender gibt das vor, nicht die Verfügbarkeit des Umzugsunternehmens. Deshalb ist bei Praxisumzügen die Vorlaufzeit von vier bis sechs Wochen keine Empfehlung, sondern Bedingung.

Wer haftet für Daten auf transportierten Rechnern?

Für den physischen Transportschaden gilt § 451e HGB mit 620 Euro je Kubikmeter. Für die Daten selbst haftet niemand außer Ihnen — kein Umzugsunternehmen ersetzt eine Datenbank. Ziehen Sie Backups vor dem Umzug und nehmen Sie besonders sensible Datenträger persönlich mit.

Brauchen wir eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung?

Beim reinen Transport verschlossener Akten liegt in der Regel keine Auftragsverarbeitung im Sinne der DSGVO vor, weil wir die Daten nicht verarbeiten, sondern nur befördern. Klären Sie das dennoch mit Ihrem Datenschutzbeauftragten — die Einschätzung hängt am konkreten Fall, und wir stellen die nötigen Angaben zum Ablauf gern zur Verfügung.

Büro- und Praxisumzug: Aktenarchive, IT und Datenschutz

Was einen Praxis- oder Kanzleiumzug von einem Büroumzug unterscheidet

Drei Dinge: Akten, Geräte und das Zeitfenster.

Ein normaler Büroumzug hat ein Wochenende Zeit. Eine Praxis hat das Fenster zwischen dem letzten Patienten am Freitag und dem ersten am Montag, und dieses Fenster ist nicht verhandelbar. Eine Kanzlei hat Mandantenakten, die der Schweigepflicht unterliegen. Und beide haben Bestände, deren Ordnung sich nicht neu erfinden lässt — ein Archiv, das durcheinandergerät, ist wochenlang unbrauchbar.

Der Aktentransport

Der Kern der Aufgabe ist nicht das Gewicht, sondern die Nachvollziehbarkeit.

Verschließbare Archivboxen. Akten fahren nicht in offenen Umzugskartons, sondern in Boxen, die geschlossen und gesichert werden. Zwischen dem Verladen und dem Abladen ist der Inhalt zu keinem Zeitpunkt einsehbar.

Nummerierung pro Regalmeter. Jeder laufende Meter Regal bekommt eine Nummer, die Boxen dieses Meters dieselbe. Am neuen Standort wird in derselben Reihenfolge eingeräumt.

Quittierung beim Verladen und Abladen. Die Zahl der Boxen wird an beiden Enden gegengezeichnet. Das ist keine Bürokratie, sondern der Nachweis, dass nichts verloren gegangen ist — und der einzige, den Sie im Zweifel haben.

Kein Zwischenstopp. Aktenboxen gehen direkt vom alten Regal ins neue. Was nicht zwischengelagert wird, kann auch nicht verwechselt werden.

Für Patientenakten gilt die ärztliche Schweigepflicht nach § 203 StGB, für Mandantenakten die anwaltliche. Beides schließt aus, dass Akten unbeaufsichtigt in einem Treppenhaus stehen oder von unbeteiligten Dritten eingesehen werden können. Der beschriebene Ablauf ist die praktische Umsetzung dieser Anforderung.

Datenschutz: was Sie klären sollten

Beim reinen Transport verschlossener Akten liegt in der Regel keine Auftragsverarbeitung im Sinne von Artikel 28 DSGVO vor — wir verarbeiten die Daten nicht, wir befördern versiegelte Behälter. Die Einschätzung hängt aber am konkreten Fall, und sie ist nicht unsere zu treffen.

Sprechen Sie das vor dem Umzug mit Ihrem Datenschutzbeauftragten durch. Wir stellen die Angaben zum Ablauf zur Verfügung, die er dafür braucht: wer die Boxen bewegt, wie sie gesichert sind, wie dokumentiert wird und wie lange sie unterwegs sind.

Für elektronische Daten gilt etwas anderes und Einfacheres: Ziehen Sie Backups vor dem Umzug. Für Transportschäden am Gerät gilt die gesetzliche Haftung von 620 Euro je Kubikmeter — für die Daten darauf haftet niemand. Datenträger mit besonders sensiblem Inhalt nehmen Sie persönlich mit, statt sie zu verladen.

Medizinische Geräte: wo unsere Grenze liegt

Wir transportieren medizinische Geräte nur dann, wenn Hersteller oder Servicetechniker den Ab- und Wiederanschluss übernehmen. Wir bewegen sie, wir kalibrieren sie nicht.

Der Grund ist nicht mangelnde Sorgfalt, sondern Verantwortung: Ein bildgebendes Gerät, das nach dem Transport nicht korrekt justiert ist, liefert falsche Befunde. Diese Verantwortung kann ein Umzugsunternehmen nicht tragen, und wer behauptet, er könne es, sollte gefragt werden, mit welcher Qualifikation.

Praktisch heißt das: Die Praxiseinrichtung — Möbel, Schränke, Wartezimmer, Verwaltung, EDV-Arbeitsplätze — ziehen wir vollständig um. Die geräteseitige Technik läuft parallel über den Servicepartner. Beides muss terminlich ineinandergreifen, und genau das planen wir bei der Begehung.

Für Laborausstattung gilt dasselbe verschärft: Analysegeräte, Kühl- und Gefrierschränke mit Probenbestand, Sicherheitswerkbänke und alles, was unter Gefahrgutrecht fällt, brauchen Speziallogistik mit Temperaturführung und entsprechender Zulassung.

Das Zeitfenster

Bei einer Praxis bestimmt der Terminkalender den Umzug. Der letzte Patient geht am Freitagnachmittag, der erste kommt am Montagmorgen. Dazwischen liegen etwa zweiundsechzig Stunden, und in diesen muss alles passieren: Demontage, Transport, Aufbau, Geräteanschluss, Test.

Das ist machbar, aber nur mit Vorbereitung. Drei Punkte müssen vor dem Freitag stehen:

Der Raumplan des neuen Standorts — welches Möbelstück in welches Zimmer, mit Nummer an der Tür.

Die Reihenfolge — was zuerst aufgebaut wird, damit der Servicetechniker am Samstag arbeiten kann.

Die Erreichbarkeit — jemand aus der Praxis muss am Samstag ansprechbar sein. Fragen entstehen immer, und eine unbeantwortete Frage kostet am Wochenende mehr Zeit als unter der Woche.

Kanzleien: die Archivordnung ist das Produkt

In einer Kanzlei ist das Archiv nicht Beiwerk, sondern Arbeitsgrundlage. Eine Akte, die nicht auffindbar ist, ist für den laufenden Fall verloren.

Deshalb wird bei Kanzleiumzügen die Reihenfolge strenger eingehalten als anderswo: Regalmeter für Regalmeter, in derselben Abfolge wieder eingeräumt. Wir arbeiten dabei mit einem Plan, der vor dem Umzug erstellt wird und der die Regalstruktur des neuen Standorts abbildet — nicht mit einem, der am Samstag entsteht.

Laufende Akten, an denen in der Woche nach dem Umzug gearbeitet wird, gehören in eine gesonderte, gekennzeichnete Charge, die zuerst ausgeladen und zuerst eingeräumt wird. Diese eine Maßnahme verhindert die meisten Probleme.

Was der Umzug kostet

Kalkuliert wird nach Volumen wie bei jedem anderen Umzug, plus Wochenendzuschlag: samstags 50 Prozent, sonntags — soweit gesetzlich zulässig und nur nach Absprache — der doppelte Satz.

Ein laufender Meter Aktenregal entspricht etwa 0,4 bis 0,6 Kubikmetern. Ein Arbeitsplatz mit Schreibtisch, Rollcontainer, Stuhl und anteiligem Stauraum etwa 3 bis 5 Kubikmeter. Eine mittlere Praxis mit fünf Behandlungsräumen, Wartezimmer und Verwaltung liegt damit typischerweise zwischen 40 und 70 Kubikmetern — der Größenordnung eines Hausumzugs.

Verbindlich wird der Preis nach einer Begehung beider Standorte. Bei Praxen und Kanzleien ist diese Begehung wichtiger als anderswo, weil sich der Ablaufplan nicht aus einer Volumenangabe ableiten lässt.

Die Checkliste für den Praxisumzug

Sechs Wochen vorher

Begehung beider Standorte mit dem Umzugsunternehmen
Servicetechniker für die geräteseitige Technik beauftragen
Halteverbotszonen prüfen und beantragen
Patienten über die neue Adresse informieren, Terminkalender anpassen
Kassenärztliche Vereinigung und Kammer über den Standortwechsel informieren

Vier Wochen vorher

Raumplan des neuen Standorts erstellen, mit Nummern je Raum
Archivstruktur aufnehmen: wie viele laufende Meter, in welcher Ordnung
Laufende Akten der kommenden Woche als gesonderte Charge kennzeichnen
Telefon- und Internetanschluss am neuen Standort bestellen

Zwei Wochen vorher

Bestellung von Verbrauchsmaterial pausieren — was jetzt ankommt, muss zweimal bewegt werden
Kühlpflichtige Bestände abbauen
Praxispersonal einweisen: wer packt was, wer ist am Samstag erreichbar

Umzugswochenende

Freitag nach dem letzten Patienten: Demontage und Verladung
Samstag: Transport, Aufbau, Geräteanschluss durch den Servicetechniker
Sonntag: Funktionstest, Nacharbeiten, Einräumen der Archive

Montag — erster Patient.

Wo die Verantwortung übergeht

Bei Praxisumzügen ist die Abgrenzung wichtiger als bei jedem anderen Auftrag, und sie sollte schriftlich stehen:

Wir übernehmen: Möbel, Schränke, Wartezimmer, Verwaltung, EDV-Arbeitsplätze, Aktenarchive, Verbrauchsmaterial, Bilder und Einrichtung.

Der Servicetechniker übernimmt: Abklemmen, Transport und Wiederanschluss der medizintechnischen Geräte, Kalibrierung, Funktionsprüfung, Dokumentation.

Sie übernehmen: Backups, den Umgang mit besonders sensiblen Datenträgern, die Freigabe des Raumplans und die Erreichbarkeit am Umzugswochenende.

Diese drei Zeilen im Angebot verhindern die Diskussion, wer für ein Gerät zuständig ist, das am Montag nicht funktioniert.

Was ein Aktenumzug in der Praxis bedeutet

Zahlen zur Orientierung, weil sie in Angeboten selten stehen:

Ein laufender Meter Aktenregal entspricht etwa 0,4 bis 0,6 Kubikmetern und füllt vier bis sechs Archivboxen. Eine mittelgroße Kanzlei mit 200 laufenden Metern kommt damit auf 80 bis 120 Kubikmeter allein an Akten — mehr als ein kompletter Hausumzug, und das vor der Büroeinrichtung.

Der Zeitbedarf: Ein eingespieltes Team schafft etwa 15 bis 25 laufende Meter pro Stunde inklusive Nummerierung und Quittierung. Für 200 laufende Meter sind das acht bis dreizehn Arbeitsstunden nur für das Archiv.

Diese Zahlen sind der Grund, warum bei Kanzlei- und Praxisumzügen das Archiv den Zeitplan bestimmt — nicht die Möbel.